📖 Guide d'utilisation MaSalle

👋 Bienvenue sur MaSalle

MaSalle est votre outil tout-en-un pour gérer les réservations de salles communales : agenda, états des lieux numériques, portail habitants 24/7, conventions PDF automatiques, cautions sécurisées et bien plus.

🚀 Première connexion

Lors de votre première arrivée :

🎓 Lancer le tour guidé

À tout moment, depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton ? en bas à droite puis "Relancer le tour guidé". Un tour de 5 étapes vous présentera les onglets principaux.

📅 Calendrier

Vue d'ensemble de toutes les réservations :

• Couleur par salle si vous gérez plusieurs salles
• Filtres : par mois, par statut, par type
• Demandes en attente : badge orange = nouvelle demande via portail habitants à traiter
• Clic sur un événement : édition rapide

⌨️ Raccourci : appuyez sur N pour créer un nouvel événement.

➕ Créer un événement

Depuis le calendrier, cliquez sur "+ Nouvel événement" :

🔔 Demandes portail habitants

Lorsqu'un habitant soumet une demande via le portail public, elle apparaît dans Calendrier → onglet Demandes (badge orange).

Pour chaque demande, vous pouvez :

• Approuver : crée automatiquement un événement + envoie un email avec convention PDF
• Refuser : envoie un email avec motif (modifiable)
• Mettre en instruction : pour ajouter une note avant décision finale

🔁 Réservations récurrentes

Pour les associations qui réservent un créneau régulier (yoga chaque mardi, réunion 1ᵉʳ samedi du mois...) :

Côté habitant / association

1. Sur le portail association, cliquez "Nouvelle demande"
2. Cochez "Réservation récurrente (ex : tous les mardis)"
3. Choisissez la fréquence : chaque semaine / toutes les 2 semaines / mensuel (date) / mensuel (jour de semaine) / saison sportive
4. Date de fin facultative (sinon 12 mois max)
5. Soumettre → la mère + toutes les occurrences sont créées

Côté mairie

Les demandes récurrentes apparaissent avec un badge 🔁 Série · X occurrences. Vous pouvez :

• Approuver toute la série en un clic (bouton spécial sur la mère) : crée tous les événements liés
• Approuver/refuser à l'unité si une date particulière pose problème

🏛️ Salles & plan 2D

Gérez plusieurs salles depuis Admin → Salles :

• Photos : jusqu'à 10 par salle (capacité max 10 Mo, formats JPEG/PNG/WebP)
• Capacité ERP : maximum légal de personnes (bloque les demandes au-delà)
• Plan 2D interactif : zonage par fonctions (scène, bar, vestiaire), inventaire visuel
• Adresse : utilisée dans les conventions PDF

💶 Tarifs

3 catégories par salle : habitant commune / extérieur / association.

Pour chaque tarif :

• Prix journée complète
• Prix demi-journée
• Caution par défaut (modifiable au cas par cas)
• Activation/désactivation sans suppression

🧮 Grille tarifaire matricielle Mai 2026

Pour les communes qui gèrent plusieurs types d'équipements (salle des fêtes + gymnase + dojo + stade), la grille matricielle croise 3 dimensions :

• Types d'équipement : salle des fêtes, gymnase, dojo, tennis, piscine, MJC, stade, terrains extérieurs…
• Profils tarifaires : habitant commune, asso commune, asso extérieure, particulier extérieur, professionnel. Paramétrables.
• Unités : journée week-end / semaine, demi-journée, créneau 1h/2h/3h, saison hebdomadaire…

Chaque cellule peut être : tarif HT, gratuit (asso commune), ou interdit (le profil ne peut pas réserver ce type).

Accès

Admin → Grille tarifaire. Filtrez par type d'équipement, cliquez une cellule pour modifier, exportez/importez en CSV (compatible Excel français).

Application automatique

À la création d'une demande, le profil tarifaire du demandeur est détecté automatiquement (asso connue → asso_commune, code postal de la commune → habitant, sinon particulier_ext). Un override manuel est toujours possible côté agent.

👥 Délégations par salle Mai 2026

Pour les communes avec plusieurs adjoints en charge de différents équipements (sports, culture, vie associative), la table croisée Délégations permet d'attribuer un rôle par salle :

• 👁 Lecteur : consulte le calendrier de la salle, reçoit l'info des demandes
• ✔ Valideur : approuve ou refuse les demandes sur la salle (notifié par email)
• ⚙ Gestionnaire : pleine gestion (édit salle, tarifs, EDL, inventaire) + alertes prioritaires

Accès : Admin → Délégations salles. Cliquez une cellule pour faire défiler les rôles. Idéal pour : « L'adjoint sports valide les gymnases, l'adjoint culture valide la MJC ».

👑 Bureau des associations Mai 2026

Conformément à la loi 1901, chaque asso doit déclarer son bureau (président·e, trésorier·e, secrétaire). MaSalle permet de stocker la composition complète :

• 8 fonctions standard : président·e, vice-président·e, trésorier·e (+ adjoint·e), secrétaire (+ adjoint·e), membre du bureau, autre (libellé libre)
• Coordonnées (email, téléphone), mandat daté (début, fin), notes
• Alerte automatique si une fonction obligatoire est manquante
• Export CSV préfecture en 1 clic (format compatible déclaration)

Accès admin : depuis la liste des associations → bouton 👥 Bureau. Accès asso : portail-asso → onglet Bureau.

Notification automatique : quand une demande de réservation au nom de l'asso est approuvée ou refusée, le président·e et le·la secrétaire reçoivent une copie informative (pas d'action requise).

🕒 Calendrier grille horaire Mai 2026

Pour les équipements réservés au créneau horaire (gymnase, dojo, tennis, piscine), une troisième vue de calendrier apparaît à côté de "Mois" et "Semaine" : Horaire.

• Axe vertical : créneaux horaires de la salle (ex : 8h-22h, slots 30 ou 60 min)
• Axe horizontal : 7 jours de la semaine en cours
• Cellules colorées : événements existants, code couleur par statut
• Clic sur une cellule libre : créer une réservation pré-remplie avec date + heure

Activation : depuis l'admin → Salles → choisissez "Type d'équipement = gymnase / dojo / tennis / piscine". La vue Horaire devient l'option par défaut pour cette salle.

📊 Statistiques par type d'équipement Mai 2026

Tableau de bord pour les élus en charge des commissions (sport, culture, vie associative) : Admin → Stats équipements.

• Carte par type d'équipement (8 types par défaut)
• Nombre de salles configurées + réservations du mois en cours
• Heures occupées, demandeurs uniques
• Taux d'occupation avec jauge colorée (rouge {'>'}80%, orange 40-80%, vert {'<'}40%)
• 🏆 Top association utilisatrice sur 12 mois (réunion de commission)

📦 Inventaire & location de matériel

Gestion de tout le matériel disponible : tables, chaises, vaisselle, sono, vidéoprojecteur, etc.

• Quantité totale + seuil d'alerte (notifs si stock bas)
• Catégories personnalisables
• Locable Oui/Non + prix de location pour les louables
• Liaison événement : ajouter du matériel à une réservation, calcul auto du surcoût

🔑 Gestion des clés

Suivi des clés (entrée, salle, vestiaire, etc.) :

• Inventaire des clés disponibles par salle
• Emprunt/retour avec horodatage
• Personne en cours de possession (auto-complétion contacts)
• Alertes retours en retard (par email/SMS si activé)
• QR code par clé (option) pour scan rapide

📋 Créer un État des Lieux (EDL)

Sur tablette ou smartphone, depuis la fiche d'un événement :

✍️ Signature électronique avec Yousign

Pour les conventions et les EDL importants, vous pouvez utiliser la signature qualifiée Yousign :

• Conforme eIDAS (valeur juridique probante)
• Le locataire reçoit un email + SMS pour signer en ligne
• Document final archivé dans MaSalle, accessible par tous les agents

📄 Conventions de location PDF

Génération automatique d'une convention personnalisée à chaque réservation :

• Logo + en-tête mairie
• Coordonnées locataire
• Détails réservation (dates, salle, type, caution)
• Règlement intérieur intégré
• Mentions légales (ERP, assurance, RGPD)
• Cases signature

Le modèle est entièrement personnalisable depuis Admin → Règlement.

💳 Cautions Stripe

MaSalle intègre Stripe pour gérer les cautions de manière sécurisée :

• Empreinte CB sans débit : la carte du locataire est pré-autorisée mais pas débitée. Si tout va bien, l'empreinte est annulée.
• Si dégât : vous capturez tout ou partie de la caution depuis MaSalle, le locataire est notifié
• Pas de caution-chèque à conserver : moins de paperasse, plus de sécurité

💰 Paiements & factures

Suivi de tous les paiements liés aux réservations :

• Acompte / solde / caution capturée / remboursement
• Mode : virement / chèque / Stripe / espèces
• Numéro de référence (pour rapprochement bancaire)
• Export Helios (compatible logiciels comptables collectivités)
• Statut : reçu / en attente / litige

📊 Exports CSV / PDF

Depuis Admin → Statistiques ou Admin → Exports :

• Évenements : période librement définie
• Paiements : pour la trésorerie
• Inventaire : situation au jour J
• Helios : format Helios (1 ligne = 1 paiement, conforme M14/M57)
• Rapport mensuel PDF : pour les conseils municipaux

🏛️ Espace association dédié

Chaque association de votre commune dispose d'un compte propre :

• Login email + mot de passe (créés par la mairie)
• Mes réservations : historique complet, statuts, conventions
• Nouvelle demande : formulaire avec récurrence, convention pré-remplie
• Documents : convention signée, EDL, factures

URL : /t/votre-commune/asso

🔁 Récurrences pour associations

Cf. section Réservations récurrentes. Pratique pour :

• Cours de yoga, danse, gym chaque semaine
• Réunions d'AG annuelles ou trimestrielles
• Permanences associatives mensuelles

👥 Multi-utilisateurs (mairie)

Vous pouvez créer plusieurs comptes pour votre équipe :

• Administrateur : accès total (réglages, finance, suppressions)
• Agent : opérationnel (réservations, EDL, clés) — pas accès aux paramètres ni aux finances
• Lecture seule : visualisation uniquement (élu, contrôle, audit)

Les actions sensibles sont tracées dans Admin → Journal d'audit.

📈 Statistiques

Dashboard avec :

• Nombre de réservations totales / mois / année
• Taux d'occupation mensuel
• Revenus (cautions + locations matériel) sur l'année
• Top locataires (les plus fréquents)
• Répartition par type (location/prêt asso/prêt privé)
• Nombre de séries récurrentes actives

📅 Calendrier partagé Outlook / Google

Synchronisez les réservations dans le calendrier de votre choix (lecture seule) :

1. Depuis Admin → Statistiques, copiez l'URL ICS d'abonnement
2. Outlook : Calendrier → Ajouter un calendrier → À partir d'Internet → coller l'URL
3. Google Calendar : Autres agendas (+) → Depuis URL → coller l'URL
4. Apple Calendar : Fichier → Nouvel abonnement → coller l'URL

Mise à jour automatique toutes les heures. Les événements futurs (jusqu'à 2 ans) sont visibles avec : nom, salle, type, statut.

📱 SMS de rappel

MaSalle envoie automatiquement (si SMS activé pour votre commune) :

• J-2 : email de rappel de la réservation au locataire
• J-1 : SMS de rappel (jour avant)
• Approbation : SMS immédiat de confirmation
• Clé non rendue : alerte mairie + SMS au locataire 1h après l'horaire prévu

❓ FAQ

Combien de salles puis-je gérer ?

Le plan Pro permet un nombre illimité de salles. Tous types : salles des fêtes, gymnases, foyers, salles polyvalentes...

Les habitants doivent-ils créer un compte ?

Non. Le portail public permet une demande sans inscription. Seules les associations ont un compte (pour gérer leur historique).

Mes données sont-elles en sécurité ?

Oui : hébergement OVH France (Roubaix), conformité RGPD native, sauvegardes quotidiennes, isolation par schéma PostgreSQL dédié à votre commune.

Puis-je migrer depuis 3D Ouest ou un autre logiciel ?

Oui. Envoyez-nous votre export CSV ou la dernière facture 3D Ouest, on s'occupe de la migration (gratuit pour les communes partenaires).

Que se passe-t-il si j'arrête mon abonnement ?

Vous récupérez un export complet de vos données (CSV + PDFs). Vos données sont supprimées sous 30 jours selon vos instructions RGPD.

📞 Contact

Pour toute question ou demande spécifique :

• 📧 Email : contact@wilderlabs.fr
• 🌐 Site : masalle.wilderlabs.fr
• ⏱️ Réponse sous 24h ouvrées

MaSalle est édité par Wilder Labs — micro-entreprise française basée à Tercé (Vienne).